Wzrost efektywności operacyjnej to jedno z największych wyzwań dla firm w 2025 roku. Rosnące koszty pracy, potrzeba szybkiego dostępu do danych i zmieniające się oczekiwania klientów sprawiają, że organizacje muszą szukać nowych sposobów na optymalizację procesów.
Jak wykorzystać nowoczesne technologie, takie jak chmurę, platformy low-code czy boty, aby poprawić efektywność operacyjną?
Chmura – niski próg wejścia, „wysokie” korzyści
Korzystanie z technologii chmurowych to właściwy krok w stronę efektywności. „Dawniej firmy musiały inwestować w kosztowne serwerownie i infrastrukturę IT. Dziś wystarczy zasubskrybować odpowiednie usługi w modelu pay-as-you-go” – zauważa Maksymilian Kowalczyk. Dostępnych rozwiązań w tym obszarze jest naprawdę wiele. Część z nich jest bezpłatna, dlatego jeśli myślisz o usługach chmurowych, podpowiadamy kilka wartych sprawdzenia:
- Create Your Azure Free Account Or Pay As You Go | Microsoft Azure – oferta darmowej subskrypcji Azure dla nowych klientów, zestawienie darmowych usług
- Create Your Azure Free Account Or Pay As You Go | Microsoft Azure – można stworzyć maszynę wirtualną, bota, serwer DNS do zarządzania swoimi domenami, automatyzację Logic Apps w modelu pay-as-you-go, nie wydając własnych środków na etapie budowy i testowania rozwiązania
- https://cloud.google.com/free/docs/free-cloud-features – oferta darmowej subskrypcji usług Google, poza powszechnie znanymi usługami Google Analytics; można skorzystać m.in. z mikro maszyny wirtualnej, serwera DNS, bota albo automatyzacji workflow
- Free Cloud Computing Services – AWS Free Tier – darmowa oferta Amazon Web Services pozwala uruchomić małą maszynę wirtualną przez 12 miesięcy oraz wiele usług AWS, w tym bazy danych, usługi rozpoznawania mowy, zamiany tekstu na mowę oraz funkcje serverless
- Oracle Cloud Free Tier | Oracle – darmowa oferta obejmuje m.in. maszynę wirtualną, usługi baz danych i przestrzeni dyskowej
Korzystając z usług SaaS, rozwiążesz też wiele standardowych dla każdej organizacji wyzwań takich jak obieg faktur czy obsługa urlopów pracowniczych. Dla przykładu:
- obieg faktur sprzedażowych i zakupowych – sprawdź możliwości, jakie oferuje Taxxo
- CRM – tu masz do wyboru wiele usług chmurowych, m.in. darmowy Feature-wise comparison of Zoho CRM Editions | Zoho CRM
- obsługa urlopów i delegacji – przetestuj Calamari
Nawet w darmowej wersji usługi te pozwolą Ci zorganizować bez własnej serwerowni firmową stronę www, uruchomić system CRM czy zautomatyzować obsługę kontaktu ze strony do systemu CRM.
Automatyzacja procesów – klucz do efektywności
„Automatyzacja procesów w IT to temat znany od lat, ale dopiero teraz osiągnęliśmy moment, w którym możemy to robić szybko i bez dużych nakładów finansowych” – mówi Maksymilian Kowalczyk. Platformy low-code, umożliwiające tworzenie aplikacji przy minimalnym kodowaniu, stają się dostępne nawet dla osób bez zaawansowanej wiedzy technicznej. „To przełom, bo pozwala działom biznesowym samodzielnie projektować rozwiązania dopasowane do ich potrzeb” – dodaje Kowalczyk.
Pracownicy mogą więc szybko budować aplikacje wspierające ich codzienną pracę, takie jak systemy zarządzania dokumentami czy narzędzia do monitorowania projektów. To nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także większa elastyczność. Firmy mogą szybciej reagować na zmiany rynkowe, wdrażając nowe funkcjonalności w swoich systemach bez potrzeby angażowania zewnętrznych dostawców.
Jakie aktywności warto zautomatyzować w pierwszej kolejności?
- W marketingu będzie to z pewnością obsługa formularzy kontaktowych (np. do pobierania materiałów, zapisów na wydarzenia) – pozwala na bieżąco weryfikować kontakty potencjalnych klientów i zapewnia szybką informację zwrotną.
- W sprzedaży – generowanie zamówień, protokołów i faktur – skraca to czas obsługi zamówień i zmniejsza ryzyko zapominania o zamówieniach.
- W obszarze zakupów warto przejść na efaktury kosztowe z weryfikacją kwot faktur z wartościami zamówień, brakami w zamówieniach lub dokumentach – zmniejsza pracochłonność obsługi, ryzyko braku dostaw i problemy z płatnościami.
- W HR automatyzacje pozwalają sprawnie zarządzać ścieżką rozwojową pracownika, a także procesami onboardingu i offboardingu, w tym dostępami do systemów IT, sprzętu itp. Asystujące boty ułatwiają samoobsługę w zakresie zamawiania materiałów i usług biurowych.
- W IT automatyzacje pozwalają odciążyć administratorów w weryfikacji incydentów i problemów, które mogą być samoobsługowo wyjaśnione z pracownikami, jak np. niestandardowe przypadki logowania się powodujące alerty systemów bezpieczeństwa, przypadki otwarcia potencjalnie szkodliwych wiadomości.
Boty i AI – nowe sposoby pracy
ednym z najbardziej przełomowych rozwiązań są boty wspierane AI, które umożliwiają wykonywanie rutynowych zadań w kilka sekund. „Pracownik może zadać pytanie w naturalnym języku, a bot dostarczy odpowiedź lub poprowadzi go przez proces, eliminując potrzebę długich szkoleń i manualnych działań” – podkreśla Kowalczyk.
Przykładowo, proces złożenia wniosku o urlop może zająć zaledwie kilkadziesiąt sekund. Bot pyta o termin, generuje odpowiedni formularz i przesyła go do akceptacji. Podobnie zamówienia materiałów biurowych czy zgłaszanie usterek technicznych mogą być obsługiwane w czasie rzeczywistym, bez angażowania dodatkowych zasobów ludzkich.
Co więcej, nowoczesne boty są w stanie monitorować wskaźniki KPI w organizacji, informować menedżerów o kluczowych zmianach i rekomendować dalsze kroki na podstawie analizy danych. Microsoft Copilot czy Google AI pozwalają na automatyczne podsumowanie spotkań, sugerowanie kolejnych działań i przetwarzanie dużych zbiorów danych w czasie rzeczywistym.
Zobacz jak bot wspiera pracowników w procesach HRowych
Dlaczego warto inwestować w efektywność operacyjną?
Wzrost efektywności operacyjnej to przede wszystkim szansa na zdobycie przewagi konkurencyjnej. Jak podkreśla Maksymilian Kowalczyk, firmy, które świadomie planują inwestycje w te obszary oraz budują kulturę otwartą na zmiany i innowacje, będą mogły szybciej reagować na potrzeby rynku, obniżać koszty i poprawiać jakość obsługi klienta.
Kluczem do sukcesu w 2025 roku jest nie tylko inwestycja w nowe technologie, ale przede wszystkim zmiana mentalności organizacyjnej. Firmy muszą budować kulturę ciągłego doskonalenia, gdzie technologia pełni rolę katalizatora, a nie jest jedynie dodatkiem do istniejących procesów.
Dlatego inwestycji w rozwiązania chmurowe, automatyzację procesów czy AI nie należy rozpatrywać w kategoriach kosztów tylko strategicznych aktywów pozwalających redukować czas trwania projektów nawet o 50%, minimalizować błędy pracowników oraz uwalniać potencjał pracowników do realizacji zadań wymagających kreatywności i strategicznego myślenia.
Z takim połączeniem biznesu i technologii rok 2025 będzie bardzo rozwojowy.