Transformacja współpracy i komunikacji:
Podróż Ardent Global
Ardent Global to wiodąca firma specjalizująca się w ratownictwie morskim, powstała w 2015 roku w wyniku połączenia Svitzer Salvage i Titan Salvage. Firma ma siedzibę w Houston w Teksasie i posiada globalną sieć biur na wszystkich kontynentach, co umożliwia obsługę każdego oceanu i głównego morza.
Oprócz działań ratowniczych i usuwania odpadów, Ardent oferuje usługi likwidacji obiektów morskich, wsparcie rządowe, operacje arktyczne, misje podwodne i wiele więcej. Firma radzi sobie z dużym zespołem pracowników i związanych z nimi wyzwaniami logistycznymi.
Po fuzji i ekspansji Ardent Global stanęło przed kilkoma kluczowymi wyzwaniami. Połączenie dwóch działów odzysku, które miały różne procesy i systemy, było jednym z głównych problemów. Brak efektywnego narzędzia do współpracy i komunikacji utrudniał płynną pracę zespołów zlokalizowanych na różnych obszarach oraz skuteczną koordynację działań.
Ponieważ firma Ardent działała na różnych kontynentach, napotykała trudności z przekazaniem misji, wizji, strategii i priorytetów pracownikom w różnych językach i strefach czasowych. Utrudniało to skuteczną komunikację i zgodność wśród pracowników.
Ardentowi brakowało spójnej strategii dostępu do istotnych informacji branżowych. Brak bieżących danych dotyczących przepisów, regulacji i incydentów morskich mógł bezpośrednio wpływać na ich projekty. Szybki i łatwy dostęp do kluczowych informacji był niezbędny do usprawnienia procesu podejmowania decyzji oraz bycia na bieżąco.
Proces identyfikacji potrzeb wyraźnie podkreślił konieczność stworzenia wszechstronnej cyfrowej przestrzeni roboczej, która poprawiłaby wydajność i komunikację we wszystkich obszarach organizacji. Taka przestrzeń zapewniłaby jednolitą platformę do współpracy, usprawniła procesy wewnętrzne oraz ułatwiła efektywną komunikację między zespołami i różnymi lokalizacjami.
Ardent nawiązał współpracę z IT-Dev, aby skonfrontować się z przedstawionymi wyzwaniami, wykorzystując technologie Microsoft. W ramach tej współpracy planowano stworzyć kompleksową bazę wiedzy, zintegrowane rozwiązania przepływu pracy oraz przestrzenie robocze dla projektów z komunikacją opartą na dyskusji.
Firma dostosowała dane swojego portalu do konkretnych regionów, umożliwiając kierownikom projektów łatwe znalezienie kontaktów do zespołów. Wykorzystano widżety zegara światowego i znaczniki obecności, aby zapewnić efektywną komunikację w odpowiednich strefach czasowych.
W ramach swojego systemu intranetowego SharePoint utworzyli przestrzeń, gdzie skupiono dokumenty dotyczące wizji i misji, a także prowadzono komunikację zewnętrzną. Umożliwiło to łatwiejszy dostęp do odpowiednich plików oraz współpracę ze stronami trzecimi.
Adopcja Viva Engage znacząco poprawiła komunikację wewnętrzną. Fora dyskusyjne przyspieszają udzielanie odpowiedzi, a artykuły i ogłoszenia przekazują istotne informacje.
Ardent za pośrednictwem swojego systemu intranetowego zsynchronizował procesy biznesowe, integrując listy, zadania, kalendarze i harmonogramy w celu usprawnienia przeglądów projektów oraz poprawy procesu podejmowania decyzji.
Wdrożenie dostosowanych danych w portalu, widżetów zegara światowego, znaczników obecności, aplikacji SharePoint do komunikacji zewnętrznej, usługi Yammera do scentralizowanej komunikacji oraz zsynchronizowanego systemu intranetowego miało istotny wpływ na Ardent.
Dzięki około 200 aktywnym użytkownikom dziennie, rozlokowanym w różnych lokalizacjach, pracownicy mogą łatwo się komunikować, dzielić się informacjami i współpracować, pomimo odległych lokalizacji. Kontrola uprawnień i spersonalizowane pulpity nawigacyjne zapewniają każdemu użytkownikowi dostęp do odpowiednich danych, co zwiększa produktywność i efektywność.
Funkcja dostępu offline jest szczególnie cenna dla pracowników zdalnych. Tak naprawdę, systemy usprawniły praktyki biznesowe, poprawiły komunikację i stworzyły płynną globalną przestrzeń roboczą, aby ułatwić zarządzanie projektami.